APE invia, all’utente gestito e che ne ha fatto richiesta, un messaggio e-mail comunicando il numero di protocollo che è stato generato al momento dell’invio del documento e-mail.

Inoltre il sistema è in grado di gestire la ricevuta di ritorno su richiesta nel caso di e-mail protocollata in ricezione .

Per tutte le e-mail in ricezione, APE genera, su richiesta del mittente o automaticamente, secondo la configurazione effettuata, un messaggio di conferma di ricezione il cui valore legale è identico a quello della ricevuta di ritorno postale.
Un mittente esterno, inserendo nel campo oggetto della Email: @R@ può richiedere una ricevuta di ritorno dal vostro account.

Tale ricevuta contiene il numero di protocollo informatico con cui è archiviata l’email di riferimento e le specifiche del contenuto dell’email(mittente, destinatario, oggetto, file allegato etc).

La ricevuta di ritorno certifica l’avvenuto recapito del email e si differenzia dal certificato di lettura, il cui invio avviene a discrezione dell’utente  che riceve l’email e solo quando esiste una piena compatibilità del server mail mittente rispetto a quello del destinatario.

Si può richiedere una notifica di protocollazione per la posta inviata , inserendo nel campo oggetto della vostra Email: @N@  
Una volta consegnata la mail al destinatario, verrà recapitata una ricevuta di ritorno nella vostra casella mail.

La Ricevuta di Ritorno APE non è equivalente alla ricevuta di conferma di lettura delle email che generà un client di posta elettronica, poiché questa funzione è a totale discrezione dell’utente che riceve la mail ,può anche non essere inviata e pertanto non hanno alcun valore postale e legale.

La Ricevuta di Ritorno APE, invece ottempera al D.P.R. 28 dicembre 2000  n.445; Testo unico delle disposizioni legislative e  regolamentari in materia di documentazione amministrativa:”la data e l’ora di formazione, di trasmissione o di ricezione di un documento informatico, redatto in conformità alle disposizioni del presente testo unico e alle regole tecniche di cui agli articoli 8,comma 2 e 9, comma 4, sono opponibili ai terzi.

La trasmissione del documento informatico per via telematica, con modalità che assicurino l’avvenuta consegna, equivalente alla notificazione per mezzo della posta nei casi consentiti dalla legge”.

La notifica di protocollazione, inoltre, permette un abbattimento di costi relativi a telefonate per la conferma dell’effettiva ricezione delle email e una trasparenza nel flusso di comunicazione.