Il protocollo informatico, riconosciuto come protocollazione di documenti elettronici quali le e-mail, risulta essere obbligatorio per la Pubblica Amministrazione e attualmente viene compiuto dalle stesse in modo manuale. Molte aziende private,inoltre,utilizzano il numero di protocollo per razionalizzare la gestione dei documenti aziendali impiegando personale addetto per tale mansione.
 
ArchivioPostaElettronica,è in grado di operare su tutti i messaggi e-mail in ricezione e trasmissione ed apporre nel messaggio e-mail il numero di protocollo documentale all'interno della data.

Le e-mail protocollate vengono inoltrate successivamente ai rispettivi destinatari. ArchivioPostaElettronica garantisce che tutti i documenti e-mail in arrivo e in partenza , e a richiesta anche per gli utilizzi interni, vengano protocollati con un numero progressivo che,reinizializzato ogni giorno, si compone di quattro elementi identificativi:il sistema di protocollazione,la data,il numero progressivo.