Benvenuti in A.P.E. Archivio Posta Elettronica

Necessità

I documenti formati con strumenti informatici e telematici in base alla legge di molti paesi Europei compresa l’Italia, sono validi e rilevanti a tutti gli effetti di legge. Le aziende e liberi professionisti sono quindi tenute a registrare ed archiviare questi documenti ricevuti e trasmessi, che assumono rilevanza legale in caso di contestazioni e che devono poter essere recuperati e riprodotti in modo inalterato per il periodo di tempo previsto dalle leggi.

Soluzioni

Per far fronte a queste necessità è stato sviluppato APE ArchivioPostaElettronica, la piattaforma ON-LINE che, oltre ad un’archiviazione automatica dei documenti elettronici,offre la possibilità di certificare l’avvenuta ricezione e/o trasmissione di questi documenti, mediante un’attività di protocollazione o notarizzazione (registrazione della traccia di corrispondenza) degli stessi al momento della loro ricezione/trasmissione

La protocollazione e l’archiviazione dei documenti, interamente automatizzate, avvengono in contemporanea all’invio e/o alla ricezione del documento ed è totalmente indipendente dall'attività e dalla discrezione decisionale degli utenti.

Garanzie di avvenuta ricezione

Attualmente, se l’utente si trova a spedire e-mail importanti, non è sicuro che sia avvenuta la trasmissione del messaggio e per accertarsene telefona al destinatario aumentando spesso significativamente i costi della comunicazione. In altri casi, lo stesso mittente preferisce affidarsi a mezzi quali il fax o la posta tradizionale facendo sì che si verifichi un significativo aumento dei tempi di ricezione e dei costi di trasmissione.

ArchivioPostaElettronica supera il problema e permette la certificazione dell’avvenuta trasmissione delle e-mail attraverso una notifica di ritorno che permette al mittente di avere la conferma che siano stati spediti tutti i contenuti presenti nella stessa e di ricevere il numero di protocollo con cui le e-mail è uscita dall’azienda.

Inoltre per tutte le e-mail in ricezione ArchivioPostaElettronica garantisce la certificazione dell’avvenuta ricezione delle e-mail, generando su richiesta verso il mittente in modo automatico un messaggio di conferma di ricezione il cui valore legale, essendo il sistema conforme dal punto di vista normativo con le leggi in vigore,sarà identico a quello della ricevuta di ritorno postale.

Tale ricevuta contiene il numero di protocollo informatico con cui è stata archiviata la e-mail di riferimento.

La corrispondenza informatica

Il protocollo informatico, riconosciuto come protocollazione di documenti elettronici quali le e-mail, risulta essere obbligatorio per la Pubblica Amministrazione e attualmente viene compiuto dalle stesse in modo manuale. Molte aziende private,inoltre,utilizzano il numero di protocollo per razionalizzare la gestione dei documenti aziendali impiegando personale addetto per tale mansione.

ArchiviPostaElettronica,è in grado di operare su tutti i messaggi e-mail in ricezione e trasmissione ed apporre nel messaggio e-mail il numero di protocollo documentale all'interno della data.

Le e-mail protocollate vengono inoltrate successivamente ai rispettivi destinatari. ArchivioPostaElettronica garantisce che tutti i documenti e-mail in arrivo e in partenza dall’azienda, e a richiesta anche per gli utilizzi interni, vengano protocollati con un numero progressivo che,reinizializzato ogni giorno, si compone di quattro elementi identificativi:il sistema di protocollazione,la data,il numero progressivo,il nome dell’azienda

Monitorare il flusso, e il contenuto delle mail aziendali

In qualsiasi organizzazione, il monitoraggio dell’operato di chi lavora all’interno di un’azienda « importante per permettere il raggiungimento degli obiettivi prefissati.

ArchivioPostaElettronca permette di monitorare il flusso, il contenuto delle e-mail e gli account aziendali attraverso un sistema di accounting statistico che ha lobiettivo di determinare volumi di traffico aziendale e,a livello utente, di monitorare.